Ciudad de México, Septiembre, 2025. — El rellenado de formularios, la gestión y búsqueda de datos personales y legales ya dejó de ser un problema y pérdida de tiempo para instituciones, despachos de recursos humanos, contables y legales entre otros con la llegada de la plataforma Document Understanding, creada por la empresa mexicana Urdaten, quien presentó los beneficios de esta herramienta creada con Inteligencia Artificial y que ahora se integra a sus servicios.
Urdaten, empresa mexicana con más de una década de experiencia simplificando la gestión de expedientes y contratos digitales, dio a conocer en conferencia de prensa en las que estuvieron presentes Sergio Haro, Director de Urdaten, Axel González, Líder en Ciencia de datos y Gabriela Flores Directora de productos, su herramienta Document Understanding, la cual redefine la forma de cómo las organizaciones administran, protegen y acceden a documentación e información valiosa.
Document Understanding ofrece una plataforma que reduce drásticamente tiempos, costos y errores asociados a la gestión tradicional de expedientes y contratos, es decir al llenado e investigación de datos que se requieren para diversos procedimientos en áreas de Recursos Humanos, Contratos de Arrendamiento o Actas Constitutivas, entre otros, utilizando Inteligencia Artificial.
Se conecta con importantes instituciones
Con ella han logrado reducir los tiempos de una investigación y llenado de datos en procesos que anteriormente requerían una semana para ser reunidos y que ahora se puede llevar de 30 minutos a una hora y media, dependiendo la complejidad del requerimiento de información, para ello han desarrollado una IA conversacional que automatiza el llenado y se conecta con instituciones gubernamentales, bancarias, del SAT y seguridad, en las que se incluye la DEA y el Banco Mundial, entre otras, para solicitar la información requerida, misma que es arrojada de fuentes confiables que pueden ser valiosas para la toma de decisiones.
Al tener una comunicación con instituciones, la herramienta permite desarrollar el trabajo con los marcos legales y normas requeridas con la finalidad de no abrir espacio al usuario a un error o incumplimiento o en su defecto tener algún tipo de riesgo o fraude.
“Nuestro wallet no solo interpreta solicitudes en lenguaje natural, sino que actúa como guardián de la normativa: cada interacción respeta protocolos de privacidad, trazabilidad y cumplimiento, sin que el usuario tenga que preocuparse por ello”, explicó Haro, cofundador de Urdaten.
Document Understanding, aunque originalmente ha sido creada para digitalizar actas constitutivas, puede ser utilizada para diversos procedimientos, pues ofrece un análisis de relevancia legal que ahorra hasta 60% de tiempo, reduce riesgos y costos operativos hasta en 40%.
¿Cómo funciona?
Para operar, la plataforma genera un expediente y solicita permiso al consultante a través de la misma para acceder a su información y la comparte con él, la información puede quedar en la base de datos de la misma por el tiempo que requiera el solicitante.
Al acceder, revisa la información, la organiza en categorías, lo que facilita la búsqueda de datos clave y realiza las siguientes acciones:
- Resumen ejecutivo: visión general del acta o contrato.
- Riesgos principales en relación con las leyes actuales.
- Sugerencias de mejora.
- Riesgos legales específicos, dirigidos a los equipos jurídicos.
- Cláusulas especiales, destacadas para que los usuarios no tengan que revisar todo el texto, sino enfocarse en lo realmente importante.
Automatización al alcance Otro diferenciador clave es el llenado automático de formularios, que simplifica trámites cotidianos como solicitudes de crédito, procesos ante el SAT o registros en el IMSS. Lo que antes requería horas de captura manual ahora se resuelve en minutos, reduciendo errores y agilizando la operación de áreas críticas.
Chatbot y extracción inteligente Gracias a su IA conversacional, los usuarios pueden preguntar directamente al documento y obtener información clave en segundos. Además, la tecnología de
Urdaten extrae datos de forma estructurada, facilitando búsquedas y análisis posteriores. Si la digitalización se ve afectada por sellos o firmas, el sistema permite editar la información extraída para mantener la precisión.
Flexibilidad de integración La solución puede utilizarse directamente en la interfaz de Urdaten o conectarse a la infraestructura propia de cada empresa mediante API, lo que garantiza escalabilidad y adaptabilidad a distintos entornos corporativos.
“Nuestra visión no es sustituir a las personas, sino darles más tiempo para enfocarse en lo que realmente genera valor. Hoy muchos colaboradores dedican horas a tareas mecánicas como buscar, validar o capturar documentos; con esta tecnología, ese tiempo puede destinarse a la toma de decisiones, la innovación o la atención al cliente. La inteligencia artificial debe ser un aliado, no un reemplazo”, comenta Haro.
Es importante señalar que esta tecnología no está limitada al área legal, ya que se puede adaptarse a sectores como: RH, salud, logística, financieras, expresan los directivos.
La plataforma tendrá dos productos, el gratuito que es sólo para el llenado de documentación y el premium con el que se podrá acceder a la información con instituciones. Ya se encuentra en su página de servicios y se puede solicitar a través de una cita con la empresa con la finalidad de ajustarla a las necesidades del cliente.
